PRIVACYVERKLARING

De Gilde Groep, gevestigd aan de Blankenstein 136 te Meppel (7943PE), is verantwoordelijk
voor de verwerking van persoonsgegevens zoals neergelegd in deze privacyverklaring.

▌Contactgegevens:
De Gilde Groep B.V.
Blankenstein 136
7943PE Meppel
Telefoonnummer: 0522 235 990
Email: info@degildegroep.nl
KvK: 04083104 

▌Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?
De Gilde Groep verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten
en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Bijvoorbeeld wanneer u zich inschrijft via onze
website of indien u zich aanmeldt voor één van onze diensten (HR dienstverlening,
waaronder bemiddeling, werving en selectie, uitzenden, payroll, detachering,
salarisadministratie en personeelsmanagement).

Het kan ook voorkomen dat wij uw persoonsgegevens via een recruiter ontvangen. Zij
sturen ons dan per e-mail of via het Recruitersportal sollicitatiegegevens.

▌Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verwerken persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening, arbeidsrelaties,
sollicitaties en websitegebruik. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens
die wij hierbij specifiek verwerken.

Dienstverlening/zakelijke contacten
• Voor- en achternaam
• Functie
• Bedrijfsnaam
• Zakelijk e-mailadres
• Zakelijk telefoonnummer
• Correspondentie

Arbeidsovereenkomst
• Voor- en achternaam
• Geslacht
• Geboortedatum
• Geboorteplaats
• Adresgegevens
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Bankrekeningnummer
• Salarisgegevens
• Personeelsdossier
• BSN
• Burgerlijke staat
• Indien van toepassing: gegevens over uw leaseauto en gebruik hiervan

Sollicitanten
• Voor- en achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Curriculum Vitae
• Motivatiebrief
• Referenties (optioneel)
• Eventuele overige informatie die u meestuurt met uw sollicitatie

Contactformulier
• Voor- en achternaam
• Bedrijfsnaam (optioneel)
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Eventuele overige informatie die u meestuurt in het contactformulier

Nieuwsbrief
• Voor- en achternaam
• E-mailadres

Websitegebruik
• IP-adres
• Cookiegegevens
• Surf- en klikgedrag

▌Bijzondere of strafrechtelijke gegevens
Daarnaast verwerken wij de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u
indien u bij ons in dienst treedt:
• Burgerservicenummer (BSN)
• Pasfoto (indien u deze zelf opstuurt)
• Gegevens over ziekte (beperkt tot ziekmelding): wij registreren uitsluitend uw
ziekmelding. Wij verwerken geen medische gegevens en hebben geen inzage in uw
medisch dossier. Medische gegevens worden uitsluitend verwerkt door de
bedrijfsarts/arbodienst.

▌Op basis van welke grondslag verwerken wij uw persoonsgegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend op basis van de grondslagen zoals genoemd
in artikel 6 AVG.

Uitvoering van een overeenkomst
• Uitvoering arbeidsovereenkomst
• Uitvoering dienstverlening
• Behandeling sollicitatie (precontractuele fase)

Wettelijke verplichting
• Loonadministratie
• Verwerking BSN
• Arbeidsrechtelijke verplichtingen

Gerechtvaardigd belang
• Interne bedrijfsvoering
• Beveiliging van systemen
• Behandeling zakelijke communicatie
• Bewaren sollicitatiegegevens tot 4 weken na afronding procedure

Toestemming
• Verzending nieuwsbrief
• Bewaren sollicitatiegegevens langer dan vier weken na afwijzing
• Marketingcookies
Toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken.

▌Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden
waarvoor zij worden verwerkt. Zodra deze doeleinden zijn bereikt, worden uw
persoonsgegevens verwijderd, tenzij wij op grond van een wettelijke verplichting gehouden
zijn de gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld op grond van fiscale wetgeving.

Sollicitanten (afgewezen) – 4 weken na afronding procedure
Sollicitanten (met toestemming) – maximaal 1 jaar na indienen sollicitatie 
Personeelsdossier – 2 jaar na einde dienstverband (tenzij wettelijke termijn langer vereist)
Loonadministratie – 7 jaar (fiscale bewaarplicht)
Nieuwsbrief – Tot uitschrijving
Contactformulier – 2 jaar na afhandeling

▌Met wie kunnen wij uw persoonsgegevens delen?
De Gilde Groep deelt uw persoonsgegevens enkel met derden indien dit in de wet is
toegestaan.

Het delen met derden is mogelijk:
• Om de overeenkomst met u uit te voeren
• Indien u hier toestemming voor geeft
• Indien wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben
• Indien de wet dat verplicht (bijvoorbeeld indien er een vermoeden is van een
misdrijf)
• Indien wij een derde partij hebben ingeschakeld om specifieke
persoonsgegevens te verwerken.

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende derde partijen:
• Opdrachtgevers die zoeken naar geschikte kandidaten
• Arbodiensten
• Overheidsinstanties
• Pensioenfondsen
• Bedrijven die deel uitmaken van of gelieerd zijn aan De Gilde Groep
• Leveranciers van trainingen, opleidingen, veiligheids- of werkkleding of
gereedschap
• Certificering instanties voor veiligheid of het uitzendwezen
• Aanmeldingen bij projectlocaties
• Overige derden waar u toestemming voor heeft gegeven.

▌Internationale doorgifte
In principe is er geen sprake van doorgifte buiten de EER. Indien persoonsgegevens wel
worden doorgegeven buiten de EER, gebeurt dit uitsluitend indien:
• Sprake is van een adequaatheidsbesluit; of
• Passende waarborgen zijn getroffen.

▌Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
Wij beveiligen uw persoonsgegevens met passende technische en organisatorische
maatregelen. Dit doen wij om misbruik, verlies en onbevoegde toegang zoveel mogelijk te
voorkomen. Alleen personen die dit nodig hebben voor hun werkzaamheden hebben
toegang tot persoonsgegevens. deze toegang is beveiligd en onze maatregelen worden
regelmatig gecontroleerd en bijgewerkt.

Wij nemen onder meer de volgende beveiligingsmaatregelen:
• Wachtwoorden
• Fysieke maatregelen voor beveiliging
• Toegangsbeperkingen
• Autorisatierollen
• Twee factor authenticatie
• Beschermde netwerkverbinding
• Software up-to-date houden
• Verwerkersovereenkomsten afsluiten

Welke privacyrechten heeft u?
Indien wij uw persoonsgegevens verwerken, heeft u de volgende rechten:
• Recht op inzage: u heeft het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens
die wij van u verwerken. Dit betekent dat u op kunt vragen of wij
persoonsgegevens van u verwerken en zo ja, welke persoonsgegevens dat zijn,
voor welke doeleinden en met wie deze eventueel worden gedeeld.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht om onjuiste of onvolledige
persoonsgegevens te laten corrigeren of aan te vullen, indien deze feitelijk
onjuist of niet langer actueel zijn.
• Recht om uw toestemming in te trekken: wanneer wij persoonsgegevens
verwerken op basis van uw toestemming, heeft u het recht om deze
toestemming op ieder moment in te trekken. Het intrekken van toestemming heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van de verwerking vóór het
moment van intrekking.
• Recht van bezwaar: u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de
verwerking van uw persoonsgegevens wanneer wij deze verwerken op basis van
een gerechtvaardigd belang.
• Recht op verwijdering: u heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten
verwijderen, bijvoorbeeld wanneer de gegevens niet langer nodig zijn voor de
doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, of wanneer u uw toestemming intrekt en
er geen andere grondslag voor de verwerking bestaat.
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: u heeft het recht om de
persoonsgegevens die u aan ons heeft verstrekt of die wij anderszins hebben
verkregen, te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar
formaat. U kunt ons ook verzoeken om deze gegevens rechtstreeks over te
dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, voor zover dat technisch
mogelijk is.
• Recht op beperking van de verwerking: u heeft het recht om de verwerking
van uw persoonsgegevens te laten beperken, bijvoorbeeld wanneer u de
juistheid van de gegevens betwist of indien u bezwaar heeft gemaakt tegen de
verwerking.

▌Uw privacyrechten gebruiken
Indien u een van deze rechten wenst uit te voeren, vragen wij u om zich te identificeren
door middel van het meesturen van een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek.
Maak hierin uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan
het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming
van uw privacy.

Aan de hand van deze gegevens kunnen wij vaststellen dat u de persoon bent aan wie de
persoonsgegevens toebehoren. Mocht u een van uw rechten willen uit oefenen, kunt u dat
kenbaar maken door contact met ons op te nemen. Onze contactgegevens staan bovenaan
deze privacyverklaring.

Wij zullen doorgaans binnen vier weken aan uw verzoek voldoen. Het kan voorkomen dat
deze termijn verlengd wordt met twee maanden, indien uw verzoek erg ingewikkeld is of
als u meerdere verzoeken heeft gestuurd. Indien dit het geval is, laten wij binnen een
maand weten dat het langer gaat duren en wat de reden van deze verlengde termijn is.

▌Klacht indienen
U kunt contact met ons opnemen indien u vragen hebt of een klacht wilt indienen over hoe
wij uw persoonsgegevens gebruiken. Gebruik hiervoor de contactgegevens die bovenaan
deze privacyverklaring staan. Wij nemen elke klacht en vraag op en zullen dit aan u
communiceren.

Mocht u van mening zijn dat wij u niet op de juiste manier helpen of dat wij onjuist met uw
persoonsgegevens omgaan, kunt u contact opnemen met de Nederlandse toezichthouder
op gegevensbescherming. Dit is de Autoriteit Persoonsgegevens.

▌Informatie over cookies
Op onze website gebruiken wij cookies om uw ervaring te verbeteren en onze diensten
optimaal aan te bieden. Cookies zijn kleine bestanden die op uw apparaat worden
opgeslagen en ons helpen informatie te verzamelen over uw gebruik van onze website. Dit
omvat onder andere het verbeteren van de functionaliteit van de site, het analyseren van
het bezoekgedrag, en het aanbieden van gepersonaliseerde content. Zie ons cookiebeleid
voor meer informatie.

▌Wijzigingen in deze privacyverklaring
De Gilde Groep behoudt het recht voor om wijzigingen aan te brengen in onze privacy- en
cookieverklaring, welke op de website gepubliceerd worden. Om op de hoogte te blijven
van deze wijzigingen, is het aan te raden om regelmatig deze privacy- en cookieverklaring
te controleren.